Eventfotografie: Ablauf und Briefing – So holen Sie das Beste aus Ihren Pressefotos heraus

Wir starten mit einer ehrlichen Frage: Wie oft haben Sie schon ein Event fotografieren lassen und waren nachher enttäuscht, weil die Bilder nicht zu Ihrer PR-Strategie passten? Genau das passiert öfter, als man denkt – und fast immer liegt die Ursache nicht am Fotografen, sondern an einem fehlenden Briefing. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie mit klarer Kommunikation, einem strukturierten Ablauf und etwas Vorbereitung Pressefotos erhalten, die in der österreichischen Medienlandschaft tatsächlich verwendet werden.

Warum ein professionelles Briefing über den Erfolg Ihrer Eventfotografie entscheidet

Ein Briefing ist keine Formalität, sondern die Grundlage für Pressefotos, die in Redaktionen, auf Websites und in sozialen Kanälen funktionieren. Ohne Abstimmung entstehen Bilder, die weder für Öffentlichkeitsarbeit noch für Werbung brauchbar sind: Der Vorstand steht im Halbschatten, das Logo im Hintergrund ist angeschnitten, und das entscheidende Detail fehlt. Wer vorab definiert, welche Botschaft transportiert werden soll, spart sich später teure Nachbesserungen oder einen zweiten Shooting-Termin.

Die häufigsten Fehler ohne Briefing

• Keine Angabe zu Muss-Motiven – etwa dem Handshake zwischen Geschäftsführung und Partner.
• Unklarer Verwendungszweck: Bilder für Social Media brauchen anderes Licht und Format als Pressefotos für die Kronen Zeitung oder Der Standard.
• Fehlende Informationen zu No-Gos, etwa unerwünschten Personen im Bild oder sensiblen Bereichen.
• Kein Zeitplan – der Fotograf verpasst die Begrüßung oder die Preisverleihung.
• Keine Abstimmung zu Bildrechten und DSGVO, was später bei der Veröffentlichung Probleme macht.

Was ein gutes Briefing enthalten muss

Ein brauchbares Briefing umfasst Ziel und Zielgruppe, eine Liste der Hauptpersonen mit Funktion, gewünschte Motive, verbotene Bilder, den Verwendungszweck, technische Vorgaben (Format, Auflösung, Farbprofil) sowie organisatorische Details wie Ansprechpartner vor Ort, Ablaufplan und Zugangsregelungen. Je konkreter diese Punkte formuliert sind, desto zielgerichteter arbeitet die Fotografin oder der Fotograf.

Der ideale Ablauf: Von der Anfrage bis zur Bildauswahl

Eine professionelle Eventfotografie in Österreich folgt einem klaren Muster – von der ersten Anfrage über die Planung bis zur Nachbearbeitung. Fixe Zeitfenster und ein abgestimmter Zeitplan sorgen dafür, dass keine wichtigen Momente verloren gehen. Gerade bei großen Veranstaltungen im Messezentrum Wien oder in der Hofburg Wien ist Taktung entscheidend.

Vorgespräch und Terminvereinbarung

Am Anfang steht das Gespräch: Wir klären Anlass, Location, Uhrzeit, Dauer, Teilnehmerzahl und den gewünschten Verwendungszweck. Dabei besprechen wir auch, ob eine Akkreditierung nötig ist und ob ein Pressebereich eingerichtet wird. Spätestens hier sollte das Briefing schriftlich festgehalten werden.

Fotografieren während des Events

Am Eventtag selbst arbeiten wir mit einem Motivplan: Begrüßung, Reden, Interaktionen, Details, Gruppenbilder, Atmosphäre. Parallel entstehen spontane Aufnahmen, die oft die stärksten Pressefotos liefern. Wichtig ist eine kurze Abstimmung zwischendurch – etwa wenn sich der Ablauf verschiebt oder neue Gäste eintreffen.

Bildauswahl und Nachbearbeitung

Nach dem Event sichten wir das Material, treffen eine Vorauswahl und bearbeiten die Bilder: Belichtung, Weißabgleich, Retusche kleiner Störfaktoren. Die Auswahl erfolgt entlang des Briefings – nicht nach persönlichem Geschmack. Anschließend erhalten Sie die Bilder in den vereinbarten Formaten, inklusive hochauflösender Varianten für den Druck und optimierter Versionen für Web und Social Media.

Das Briefing-Gespräch: Diese Fragen sollten Sie vorab klären

Ein gutes Briefing-Gespräch dauert selten länger als 30 Minuten – spart aber oft Stunden an Nacharbeit. Wir listen die wichtigsten Fragen auf, die vor jedem Event geklärt werden sollten.

Ziele und Zielgruppe definieren

Wen wollen Sie erreichen? Geht es um Berichterstattung in Tageszeitungen wie der Kronen Zeitung oder Der Standard, um interne Kommunikation oder um Werbung auf LinkedIn? Die Zielgruppe bestimmt Bildsprache, Bildschnitt und Auswahl der Motive.

Muss-Motive und verbotene Bilder

• Welche Personen müssen zwingend im Bild sein?
• Welche Situationen sind Pflicht – etwa Übergabe, Unterschrift, Gruppenfoto?
• Welche Personen oder Bereiche dürfen nicht fotografiert werden?
• Gibt es Kleidungs-, Marken- oder Hintergrundvorgaben?

Technische Anforderungen und Formate

Klären Sie vorab, ob Bilder im Quer- oder Hochformat gebraucht werden, welche Auflösung erforderlich ist und ob Logos oder Branding im Bild sichtbar sein sollen. Für Presseaussendungen über die APA – Austria Presse Agentur gelten andere Anforderungen als für Instagram.

Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen in Österreich

In Österreich gibt es einige Besonderheiten, die Sie kennen sollten. Dazu zählen die DSGVO, das Recht am eigenen Bild sowie die Notwendigkeit von Akkreditierungen bei großen Events. Auch die Abstimmung mit der APA oder anderen Medienagenturen kann relevant sein, wenn Sie Pressefotos aktiv verbreiten wollen.

DSGVO und Einwilligungen

Das Recht am eigenen Bild ist in Österreich streng geregelt. Bei Veranstaltungen mit erkennbaren Personen empfehlen wir, Einwilligungen über den Anmelde- oder Akkreditierungsprozess einzuholen und Hinweisschilder am Eingang anzubringen. Bei Minderjährigen ist die Zustimmung der Erziehungsberechtigten erforderlich.

Akkreditierung und Pressebereich

Bei großen Events – etwa im Messezentrum Wien oder bei Veranstaltungen in Graz – ist eine Akkreditierung oft Pflicht. Ein eigener Pressebereich mit definierten Fotopositionen erleichtert die Arbeit erheblich und verhindert Konflikte mit Sicherheitsauflagen.

Tipps für die Zusammenarbeit mit Eventfotografen in Wien, Graz und Linz

Die Wahl der richtigen Fotografin oder des richtigen Fotografen entscheidet maßgeblich über die Qualität Ihrer Pressefotos. Regionale Unterschiede spielen eine Rolle – etwa bei Locations wie der Hofburg oder dem Messezentrum.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

• Portfolio prüfen: Passen die gezeigten Bilder zum Stil Ihres Events?
• Erfahrung mit Pressefotos und Öffentlichkeitsarbeit, nicht nur mit Hochzeits- oder Porträtfotografie.
• Kenntnis der österreichischen Medienlandschaft und typischer Formate.
• Referenzen aus vergleichbaren Branchen oder Eventformaten.
• Klare Kommunikation zu Preisen, Lieferzeiten und Nutzungsrechten.

Kommunikation am Eventtag

Ein kurzer Check-in vor Beginn, ein fixer Ansprechpartner und ein abgestimmter Zeitplan sind die halbe Miete. Wenn sich der Ablauf ändert, informieren Sie den Fotografen direkt – so bleiben die wichtigsten Motive gesichert.

Nach dem Event: Bilder richtig aufbereiten und einsetzen

Nach dem Event beginnt die eigentliche Arbeit: Die gelieferten Pressefotos müssen für PR, Werbung und Öffentlichkeitsarbeit aufbereitet und zielgerichtet eingesetzt werden. Ein guter Mix aus Nahaufnahmen und Totalen erhöht die Chance auf Veröffentlichung deutlich.

Bildauswahl und Retusche

Wählen Sie pro Aussendung drei bis fünf starke Bilder aus. Achten Sie auf korrekte Retusche – keine übermäßige Bearbeitung, die Bilder unglaubwürdig macht. Formate für Print, Web und Social Media sollten getrennt aufbereitet werden.

Verbreitung über Presseaussendungen

Bildunterschriften mit vollständigen Namen, Funktionen und Kontext erhöhen die Chance auf Übernahme. Metadaten (IPTC) mit Copyright, Fotograf und Nutzungsrechten sind Pflicht. Die Verbreitung kann über die APA – Austria Presse Agentur, eigene Presseverteiler oder direkt an Redaktionen wie Kronen Zeitung, Der Standard und regionale Medien erfolgen.

FAQ – Häufige Fragen zur Eventfotografie

Wie lange vor dem Event sollte das Briefing stattfinden?

Idealerweise ein bis zwei Wochen vorher. Bei großen Veranstaltungen mit Akkreditierung empfehlen wir mindestens drei Wochen Vorlauf.

Was kostet eine professionelle Eventfotografie in Österreich?

Die Preise variieren je nach Dauer, Location und Nutzungsumfang. Für ein mehrstündiges Event in Wien rechnen wir mit einem Rahmen von mehreren Hundert bis über tausend Euro, abhängig von Nachbearbeitung und Nutzungsrechten.

Brauche ich für Pressefotos eine Einwilligung der abgebildeten Personen?

Ja, in Österreich gilt das Recht am eigenen Bild. Bei öffentlichen Veranstaltungen ist die Rechtslage differenziert – wir empfehlen, Einwilligungen über Anmeldung oder Akkreditierung einzuholen und Hinweise am Eingang anzubringen.

Wie schnell erhalte ich die Bilder nach dem Event?

Eine erste Auswahl liefern wir meist innerhalb von 24 bis 48 Stunden. Die vollständig bearbeiteten Bilder folgen je nach Umfang innerhalb weniger Tage.

Können die Bilder auch für Werbung genutzt werden?

Das hängt von den vereinbarten Nutzungsrechten ab. Wir klären im Vorfeld, ob die Bilder für PR, Werbung oder beides verwendet werden dürfen – das beeinflusst auch die Auswahl der Motive.

Ein durchdachtes Briefing und ein klarer Ablauf machen den Unterschied zwischen brauchbaren und herausragenden Pressefotos. Der Aufwand lohnt sich: Wer vorab Ziele, Motive und rechtliche Rahmenbedingungen klärt, erhält Bilder, die in Redaktionen ankommen, die Marke stärken und langfristig für PR und Werbung arbeiten.