Pressemappe digital aufbauen: So machen wir PR für österreichische Medien
Eine Pressemappe, die als veraltetes PDF auf einem Server vor sich hin dämmert, schadet heute mehr, als sie nützt. Journalistinnen und Journalisten in Wien, Graz, Linz oder Innsbruck recherchieren längst online, oft unter Zeitdruck, oft vom Smartphone aus. Wer in dieser Situation eine schwer lesbare PDF-Datei mit veralteten Zahlen liefert, wird ignoriert. In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir bei advertisingpool.at digitale Pressemappen aufbauen, die tatsächlich gelesen, zitiert und weiterverwendet werden – von der Struktur über Pressefotos bis zur rechtlichen Absicherung.
Warum eine digitale Pressemappe heute unverzichtbar ist
Die Zeiten, in denen eine gedruckte Mappe per Post an Redaktionen ging, sind vorbei. Redaktionen der APA oder des ORF arbeiten heute mit Suchfunktionen, Lesezeichen und mobilen Endgeräten. Eine digitale Pressemappe lässt sich in Sekunden durchsuchen, einzelne Absätze zitieren und Bilder direkt herunterladen. Ein PDF hingegen zwingt zu langsamem Scrollen, verliert bei jeder Aktualisierung an Glaubwürdigkeit und ist auf dem Handy kaum benutzbar.
Die konkreten Vorteile liegen auf der Hand: Aktualität, weil Inhalte ohne Neuversand geändert werden können. Suchbarkeit, weil Texte indexiert und über Google gefunden werden. Mobile Nutzung, weil Redakteurinnen und Redakteure unterwegs recherchieren. Und nicht zuletzt Nachvollziehbarkeit, weil jede Änderung dokumentiert werden kann.
Print-PDF vs. digitale Pressemappe: ein Vergleich
Wir stellen in der Praxis immer wieder fest, dass Unternehmen beide Formate mischen. Das ist kein Fehler, solange die digitale Version führt. Ein Vergleich macht die Unterschiede deutlich:
- PDF: fixe Seitenanzahl, keine Suche, keine Verlinkung, veraltet schnell, kaum mobil nutzbar.
- Digitale Pressemappe: durchsuchbar, verlinkbar, jederzeit aktualisierbar, mobil optimiert, mit strukturierten Daten für Google.
- Kombination: digitale Mappe als Basis, PDF nur als Download für Archivzwecke.
Was österreichische Redaktionen wirklich brauchen
Aus Gesprächen mit Redaktionen wissen wir: Journalistinnen und Journalisten wollen keine Selbstdarstellung, sondern verwertbares Material. Das heißt: klare Fakten, zitierfähige Aussagen, hochauflösende Pressefotos mit korrekten Credits und eine Ansprechperson, die tatsächlich erreichbar ist. Wer diese vier Punkte liefert, hat bereits einen Vorsprung gegenüber Mitbewerbern, die ihre Botschaft in Marketingsprache verpacken.
Die richtige Struktur für unsere digitale Pressemappe
Wir gliedern jede Pressemappe in Module. Diese Module folgen dem Arbeitsablauf einer Redaktion: Erst verschaffen wir uns einen Überblick, dann prüfen wir Fakten, dann suchen wir Bilder, dann kontaktieren wir jemanden. Genau in dieser Reihenfolge bauen wir auch die Navigation auf.
Startseite und Überblick: die ersten fünf Sekunden
Die Startseite entscheidet, ob weitergeklickt wird. Wir setzen auf einen kurzen Absatz, der Unternehmen, Thema und Anlass in zwei Sätzen zusammenfasst, plus eine klare Navigation zu den Modulen. Keine Stockfotos, keine langen Imagefilme im Autoplay. Wer in fünf Sekunden nicht versteht, worum es geht, springt ab.
Factsheet und Zahlen: kurz, präzise, österreichweit
Das Factsheet ist das Herzstück. Wir listen Gründungsjahr, Standorte, Mitarbeiterzahl, Umsatz und relevante Kennzahlen in Tabellenform. Wichtig: Zahlen immer mit Stand und Quelle versehen. Redaktionen übernehmen gerne Zahlen, aber nur, wenn sie sie belegen können. Bei österreichweiten Themen achten wir darauf, regionale Bezüge herzustellen – etwa Umsatzanteile in Wien, Linz oder Graz.
Pressefotos und Bildmaterial richtig einbinden
Pressefotos gehören in einen eigenen Bereich, nicht in den Fließtext. Wir legen pro Bild eine Vorschau in Webauflösung an und verlinken darunter die Druckversion mit vollständigen Angaben: Fotograf, Nutzungsrechte, Bildunterschrift. So kann jede Redaktion selbst entscheiden, welches Format sie verwendet.
Pressefotos und Eventfotografie digital integrieren
Pressefotos sind der am häufigsten nachgefragte Teil einer Pressemappe. Wir liefern sie in hoher Auflösung, mit korrekten Credits und klaren Nutzungsrechten. Eventfotografie von Veranstaltungen wie dem Opernball in Wien oder der Vienna Design Week wird besonders häufig angefragt, weil Redaktionen für solche Anlässe laufend aktuelles Bildmaterial benötigen. Wer hier schnell und strukturiert liefert, wird zur ersten Anlaufstelle.
Bildformate und Auflösungen für Print und Web
Für Print liefern wir mindestens 300 dpi bei einer langen Kante von 3.000 Pixeln, im Farbraum CMYK oder sRGB. Für Web genügen 1.600 Pixel lange Kante bei 72 dpi. Wir legen beide Varianten ab und benennen sie eindeutig, etwa pressefoto-opernball-2024-print.jpg und pressefoto-opernball-2024-web.jpg. Das erspart Rückfragen.
Metadaten, Credits und Urheberrecht in Österreich
Wir versehen jedes Bild mit IPTC-Metadaten: Fotograf, Copyright, Bildunterschrift, Ort, Datum. Nach österreichischem Urheberrecht bleiben die Verwertungsrechte beim Fotografen, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Wir klären vorab schriftlich, welche Nutzung Redaktionen erlaubt ist, und dokumentieren das. Bei Personenfotos kommt zusätzlich die DSGVO ins Spiel – dazu später mehr.
Eventfotografie: Bilder von der Idee bis zur Auswahl
Bei Eventfotografie zählt Geschwindigkeit. Wir planen vorab eine Shotlist, fotografieren während des Events und liefern eine erste Auswahl noch am selben Abend. Redaktionen, die über den Opernball berichten, brauchen Bilder innerhalb weniger Stunden. Wer hier zu langsam ist, wird nicht berücksichtigt, egal wie gut das Bild ist.
SEO und Auffindbarkeit: Wie unsere Pressemappe gefunden wird
Eine Pressemappe nützt nur, wenn sie gefunden wird. Google und lokale Medienportale wie der Presseclub Concordia oder APA-OTS sind die zentralen Kanäle. APA-OTS ist in Österreich die wichtigste Plattform für Presseaussendungen und wird von nahezu allen Redaktionen ausgewertet. Wer dort nicht auftaucht, existiert für viele Medien schlicht nicht.
Keyword-Strategie für Werbung und PR
Wir arbeiten mit klaren Hauptkeywords: Werbung, PR, Pressefotos, Eventfotografie, Öffentlichkeitsarbeit. Diese Begriffe platzieren wir in Überschriften, Meta-Beschreibungen und Bildunterschriften – aber nicht in jedem Satz. Wer Keywords stapelt, wird von Google abgestraft. Unsere Regel: pro Abschnitt ein bis zwei natürliche Nennungen.
Technische SEO-Grundlagen für Pressemappen
- Saubere URL-Struktur, etwa /presse/pressefotos-opernball-2024/
- Ladezeit unter zwei Sekunden, Bilder komprimiert
- Strukturierte Daten (Schema.org) für Organisation und Bilder
- Mobile Optimierung, da viele Recherchen am Smartphone starten
- Sitemap, die alle Pressemodule enthält
Verlinkung und Verbreitung über österreichische Kanäle
Wir verbreiten jede Pressemappe über APA-OTS, den Presseclub Concordia und gezielte Aussendungen an relevante Redaktionen. Zusätzlich verlinken wir die Mappe von unserer Website und von LinkedIn. Backlinks von seriösen österreichischen Medienportalen stärken die Sichtbarkeit zusätzlich.
Rechtliche und organisatorische Checkliste für Österreich
Wir kennen die typischen Fehler aus der Praxis in Wien und Linz: fehlendes Impressum, unklare Bildrechte, fehlende Einwilligungen. Diese Punkte kosten im Nachhinein Zeit, Geld und manchmal Reputation.
Impressum und Offenlegung nach österreichischem Recht
Jede Pressemappe braucht ein vollständiges Impressum nach § 5 ECG und § 25 MedienG. Dazu gehören Firmenname, Sitz, Firmenbuchnummer, UID, Aufsichtsbehörde und Vertretungsbefugte. Fehlt das, riskieren wir Abmahnungen.
DSGVO und Einwilligungen bei Pressefotos
Bei Pressefotos von erkennbaren Personen brauchen wir eine Rechtsgrundlage. Bei öffentlichen Veranstaltungen greift oft das berechtigte Interesse, bei Porträts holen wir schriftliche Einwilligungen ein. Wir dokumentieren jede Einwilligung mit Datum und Zweck.
Freigaben und Embargos richtig kommunizieren
Embargos sind verbindlich. Wir kennzeichnen sie klar am Anfang der Aussendung, mit Datum und Uhrzeit. Freigaben holen wir vorab schriftlich ein und legen sie in der Pressemappe ab, damit Redaktionen nicht nachfragen müssen.
Tools und Workflow: So bauen wir die Pressemappe Schritt für Schritt
Wir setzen auf bewährte Werkzeuge: WordPress für die Website, Canva für Grafiken, Google Drive für die Zusammenarbeit im Team. Damit lässt sich eine Pressemappe effizient aktualisieren, ohne jedes Mal das Rad neu zu erfinden.
Von der Planung zur Veröffentlichung
- Briefing und Zieldefinition mit dem Kunden
- Recherche und Aufbau der Modulstruktur
- Fotoproduktion oder Auswahl bestehender Pressefotos
- Texterstellung und Freigabe durch den Kunden
- Umsetzung in WordPress, Veröffentlichung und Verbreitung über APA-OTS
Laufende Pflege und Updates
Wir prüfen quartalsweise alle Inhalte: Sind die Zahlen aktuell? Sind die Pressefotos noch freigegeben? Gibt es neue Ansprechpersonen? Wer diese Pflege vernachlässigt, verliert das Vertrauen der Redaktionen schneller, als es aufgebaut wurde.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie oft sollte eine digitale Pressemappe aktualisiert werden?
Wir empfehlen mindestens quartalsweise Updates sowie zusätzlich bei jedem relevanten Anlass wie einer Presseaussendung oder einem Event. Zahlen und Kontakte veralten am schnellsten.
Reicht ein PDF nicht aus, um Redaktionen zu erreichen?
Ein PDF kann als Ergänzung dienen, sollte aber nie die einzige Version sein. Redaktionen recherchieren online, suchen nach Stichworten und laden Bilder einzeln herunter. Eine digitale Pressemappe ist dafür die bessere Basis.
Welche Bildrechte müssen wir bei Pressefotos beachten?
Nach österreichischem Urheberrecht bleiben die Rechte beim Fotografen. Wir klären die Nutzung schriftlich, versehen Bilder mit Credits und dokumentieren Einwilligungen nach DSGVO, sobald Personen erkennbar sind.
Wie wichtig ist APA-OTS für österreichische PR?
Sehr wichtig. APA-OTS ist die zentrale Plattform für Presseaussendungen in Österreich und wird von nahezu allen Redaktionen ausgewertet. Ohne APA-OTS fehlt ein wesentlicher Verbreitungskanal.
Was kostet der Aufbau einer digitalen Pressemappe?
Das hängt vom Umfang ab. Eine Basisversion mit Struktur, Texten und Bildmaterial ist in wenigen Tagen umgesetzt. Umfangreiche Fotoproduktionen oder mehrsprachige Versionen erfordern mehr Aufwand. Wir erstellen gerne ein individuelles Angebot.
Eine digitale Pressemappe ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Wer Struktur, Pressefotos und rechtliche Grundlagen sauber aufsetzt und regelmäßig aktualisiert, macht PR und Pressefotos in Österreich langfristig sichtbar – bei Google, bei APA-OTS und in den Redaktionen von Wien bis Bregenz.